Zakon o općem upravnom postupku ("Narodne novine" br. 47/09., 110/21.) (dalje u tekstu: ZUP) je temeljni postupovni zakon koji primjenjuju javnopravna tijela prilikom odlučivanja o pravima, obvezama ili pravnim interesima stranaka što ga čini važnim dijelom sustava pravne zaštite građana. Baš zbog toga što je vrlo važan dio sustava bilo mu je potrebno uvesti praćenje ujednačene provedbe Zakona - jedinstvenim informacijskim sustavom za nadzor nad provedbom samog Zakona o općem upravnom postupku (dalje u tekstu: ZUP IT). Možemo ga zvati i reformom javne uprave koja pruža kvalitetnu uslugu građanima.
Pravni okvir ZUP IT sustava
ZUP IT sustav se najprije razvijao kao sustav koji je namijenjen javnopravnim tijelima koja vode upravne postupke. Njegovom nadogradnjom razvile su se nove funkcionalnosti koje su namijenjene ponajviše, strankama u upravnim postupcima. Temeljem toga, sustav postaje od internog i eksterni, otvoren najviše prema građanima i onim poslovnim subjektima koji su stranke u upravnim postupcima, tako im omogućava praćenje rješavanja upravnih stvari u postupcima u kojima sudjeluju. Pravni okvir takvog sustava je prvenstveno Zakon koji mu je podloga odnosno ZUP, zatim Uredba o uredskom poslovanju ("Narodne novine" broj 75/21.) i Naputak o brojčanim oznakama pismena te sadržaju evidencija uredskog poslovanja ("Narodne novine" broj 132/21.) koji propisuje kvalifikacijski okvir za određivanje klasifikacijskih oznaka, način dodjeljivanja brojčanih oznaka i detaljan sadržaj evidencija uredskog poslovanja kao dio informacijskog sustava uredskog poslovanja. Isto tako, kao prilog Uredbi izrađena je Tehnička specifikacija informacijskog elektroničkog sustava uredskog poslovanja.
Tehnička specifikacija namijenjena je javnopravnim tijelima koja razvijaju digitalna rješenja za javnu upravu, kao i svim drugim zainteresiranim dionicima koji surađuju s javnopravnim tijelima.
Tehnička specifikacija sadržava dovoljnu razinu detalja da bi se bez dodatnih intervencija mogla koristiti kao prilog u postupku javne nabave za sve uobičajene postupke u uredskom poslovanju javnopravnih tijela. Ipak, svako javnopravno tijelo može dopuniti zahtjeve u postupku nabave koji su potrebni u njihovim poslovnim procesima osobito ako su neki procesi uređeni posebnim propisom.
Izmjenama ZUP-a koje su nastupile 1. siječnja 2022. godine stvoren je pravni okvir za pouzdanu elektroničku komunikaciju sa strankama u upravnom postupku ponajviše samom identifikacijom sudionika u postupku putem OIB-a, korištenjem državne informacijske infrastrukture u upravnim postupcima te ovjeravanjem upravnih akata kvalificiranim elektroničkim potpisom i pečatom.
Uvodi se načelo komunikacije i obavljanja službenog dopisivanja javnopravnih tijela međusobno kao i javnopravnih tijela s fizičkim i pravnim osobama, primarno elektroničkim putem.
Cilj je unaprijediti postojeći ZUP IT sustav radi bržeg i učinkovitijeg povezivanja ZUP IT sustava s aplikacijama uredskog poslovanja u tijelima, poboljšanja u razmjenama podataka te informiranja građana i poslovnih subjekata o stanju njihovih predmeta te omogućiti korištenje ZUP IT sustava korisnicima sukladno ciljevima u Strategiji razvoja javne uprave i Akcijskom planu provedbe Strategije javne uprave. Tvrtka Ericsson Nikola Tesla d.d. je kao ugovaratelj izradila ZUP IT sustav koji odgovara potrebama korisnika i ispunjava sve postavljene zahtjeve kako bi se olakšalo praćenje provedbe ZUP-a te je u suradnji s Ministarstvom uprave provedena edukacija budućih korisnika.
Prikupljanje podataka o stanju rješavanja upravnih stvari u pojedinom upravnom području, praćenje upravnog postupanja i odlučivanja u javnopravnim tijelima unaprijeđeno je i olakšano uspostavom ZUP IT sustava. ZUP IT sustav prikuplja podatke o upravnim postupcima povezivanjem sa sustavima uredskih poslovanja javnopravnih tijela ili unosom podataka putem razvijenog sučelja. Razvija se i funkcionalnost koja će omogućiti dostavu podataka strankama o promjenama u upravnim postupcima u njihove korisničke pretince u sustavu e-Građani. Kako će se razvijati, pratiti i analizirati stanje rješavanja upravnih stvari, može se zaključiti da će tijela državne uprave koja su dužna nadzirati rješavanje upravnih stvari osiguravati zakonitost, djelotvornost, svrhovitost i učinkovitost provedbe upravnih postupaka iz svog djelokruga. ZUP IT sustav uspostavljen je 2019. godine, a podatke u sustav automatskom razmjenom podataka sa sustavima uredskog poslovanja trenutno unose ministarstva, županije i Grad Zagreb. Daljnja zadaća je povezivanje ZUP IT sustava s uredskim poslovanjima ostalih javnopravnih tijela. U sklopu toga, održavane su i radionice na kojima su se zainteresiranim dobavljačima aplikacija za uredsko poslovanje javnopravnih tijela pružile potrebne informacije za povezivanje s dorađenim sučeljem ZUP IT sustava i za pristupanje certificiranju aplikacija za uredsko poslovanje za povezivanje sa sustavom ZUP IT-a. Potrebno je napomenuti i da, po uspostavi sustava certificiranja na mrežnim stranicama Ministarstva pravosuđa i uprave objavljuju se informacije o tome koja rješenja su servisno usklađena za rad sukladno javno objavljenom sučelju ZUP IT sustava.
Dijelovi ZUP IT sustava
Sustav se sastoji od četiri glavna dijela: informacijskog sustava uredskog poslovanja, Web servisa, glavne aplikacije Sustava i javnog portala. Javnopravna tijela tako, pomoću web servisa šalju predmete u ZUP IT aplikaciju, tako što prilikom kreiranja novih predmeta označavaju automatski unos podataka. Glavna aplikacija sustava omogućava ručni unos podataka onim javnopravnim tijelima koja nisu povezana s informacijskim sustavom uredskog poslovanja u javnopravnom tijelu. Konkretno, administratori tijela državne uprave unose i uređuju podatke o zakonima i drugim propisima, o upravnim stvarima za propise iz svog djelokruga te o službenim evidencijama.
Početak razvoja je počeo 2017. godine, dok je 2018. godine bila isporučena prva verzija za testnu skupinu tijela, 2019. godine tijela primarne skupine počinju unositi podatke, a 2020. započinje migracija u Centar dijeljenih usluga (CDU), dok je 2022. godine isporučena druga verzija i pristup preko portala e-građani.
ZUP IT aplikacija
ZUP IT aplikacija je razvijena radi omogućavanja praćenja primjene pravnih instituta ZUP-a u javnopravnim tijelima koja su ga obvezna primjenjivati. – vidi primjer aplikacije ispod dolje.
ZUP propisuje i pravila postupanja koja se primjenjuju u upravnim postupcima te kroz aplikaciju vodi upravo kroz taj sadržaj. U aplikaciji se nalazi i popis zakona kojima se uređuje neko upravno područje i popis službenih evidencija koje su ustanovljene na temelju propisa. Upravne stvari razvrstane su po upravnim područjima i upravnim poslovima. Njezina najveća prednost je da bude naklonjena korisnicima i jednostavna za uporabu. Njezina dostupnost i analiza prikupljenih podataka treba javnopravnim tijelima omogućiti lakše uočavanje problema pri rješavanju upravnih stvari iz svog djelokruga, u korist građana, najprije. Bitno je reći da je uspostava ZUP IT sustava izrađena u okviru projekta – Razvoj i implementacija IT sustava za nadzor Zakona o općem upravnom postupku. Glavne ciljne skupine su prvenstveno ministarstva, državne upravne organizacije, državni uredi i druga državna tijela, tijela jedinica lokalne i regionalne samouprave te pravne osobe s javnim ovlastima.
ZUP IT aplikacija-ulaz
Usluga je dostupna građanima i poslovnim subjektima kao fizičkim i poslovnim korisnicima. Ona pruža informacije o radnjama i tijeku postupka koji je korisnik pokrenuo u svojstvu stranke ili osobe ovlaštene za zastupanje kao zakonski i privremeni zastupnik, zajednički predstavnik i opunomoćenik.
Bitno je za istaknuti da na ZUP IT javnom portalu korisnik u svom profilu može naći opširnije informacije o upravnom predmetu i tijeku promjena uz napomenu da sam korisnik ne može mijenjati podatke o postupku ili postupcima u kojima sudjeluje. ZUP IT je savršeno sredstvo za nadzor samog Zakona, ali isto tako i provedbe svih postupaka građana.
Informacijski sustav mora omogućiti cjelovito uredsko poslovanje u elektroničkom obliku sukladno načelu "primarno elektroničkim putem" koje se odnosi i na komunikaciju između javnopravnog tijela i na komunikaciju između tijela i fizičkih i pravnih osoba. Informacijski sustav mora biti interoperabilan i integriran u skladu s organizacijskim i tehničkim standardima za povezivanje na državnu informacijsku infrastrukturu što znači da omogućava povezivanje s drugim informacijskim sustavima koji se zasebno vode za pojedina upravna područja, s informacijskim sustavima u kojem javnopravno tijelo vodi uredsko poslovanje (e-Građani, e-Poslovanje, e-Dozvola itd.). Informacijski sustav mora imati mogućnost povezivanja i razmjene podataka s informacijskim sustavom za nadzor Zakona o općem upravnom postupku (ZUP IT sustav) prema članku 167. ZUP-a.
Primjer 1. Zup it- unos i identifikacija stranke u postupku
