ZUP IT – "Jedinstveni informacijski sustav za praćenje provedbe Zakona o općem upravnom postupku" i DMS (Document Management System) - sustav za upravljanje dokumentima

Pravni okvir ZUP IT sustava

ZUP IT sustav se najprije  razvijao kao sustav koji je namijenjen javnopravnim tijelima koja vode upravne postupke. Njegovom nadogradnjom razvile su se nove funkcionalnosti koje su namijenjene ponajviše, strankama u upravnim postupcima. Temeljem toga, sustav postaje od internog i eksterni, otvoren najviše prema građanima i onim poslovnim subjektima koji su stranke u upravnim postupcima, tako im omogućava praćenje rješavanja upravnih stvari u postupcima u kojima sudjeluju. Pravni okvir takvog sustava je prvenstveno Zakon koji mu je podloga odnosno ZUP, zatim Uredba o uredskom poslovanju ("Narodne novine" broj 75/21.) i Naputak o brojčanim oznakama pismena te sadržaju evidencija uredskog poslovanja ("Narodne novine" broj 132/21.) koji propisuje kvalifikacijski okvir za određivanje klasifikacijskih oznaka, način dodjeljivanja brojčanih oznaka i detaljan sadržaj evidencija uredskog poslovanja kao dio informacijskog sustava uredskog poslovanja. Isto tako, kao prilog Uredbi izrađena je Tehnička specifikacija informacijskog elektroničkog sustava uredskog poslovanja.

Tehnička specifikacija namijenjena je javnopravnim tijelima koja razvijaju digitalna rješenja za javnu upravu, kao i svim drugim zainteresiranim dionicima koji surađuju s javnopravnim tijelima.

Tehnička specifikacija sadržava dovoljnu razinu detalja da bi se bez dodatnih intervencija mogla koristiti kao prilog u postupku javne nabave za sve uobičajene postupke u uredskom poslovanju javnopravnih tijela. Ipak, svako javnopravno tijelo može dopuniti zahtjeve u postupku nabave koji su potrebni u njihovim poslovnim procesima osobito ako su neki procesi uređeni posebnim propisom.

Izmjenama ZUP-a koje su nastupile 1. siječnja 2022. godine stvoren je pravni okvir za pouzdanu elektroničku komunikaciju sa strankama u upravnom postupku ponajviše samom identifikacijom sudionika u postupku putem OIB-a, korištenjem državne informacijske infrastrukture u upravnim postupcima te ovjeravanjem upravnih akata kvalificiranim elektroničkim potpisom i pečatom.

Uvodi se načelo komunikacije i obavljanja službenog dopisivanja javnopravnih tijela međusobno kao i javnopravnih tijela s fizičkim i pravnim osobama, primarno elektroničkim putem.

Cilj je unaprijediti postojeći ZUP IT sustav radi bržeg i učinkovitijeg povezivanja ZUP IT sustava s aplikacijama uredskog poslovanja u tijelima, poboljšanja u razmjenama podataka te informiranja građana i poslovnih subjekata o stanju njihovih predmeta te omogućiti korištenje ZUP IT sustava korisnicima sukladno ciljevima u Strategiji razvoja javne uprave i Akcijskom planu provedbe Strategije javne uprave. Tvrtka Ericsson Nikola Tesla d.d. je kao ugovaratelj izradila ZUP IT sustav koji odgovara potrebama korisnika i ispunjava sve postavljene zahtjeve kako bi se olakšalo praćenje provedbe ZUP-a te je u suradnji s Ministarstvom uprave provedena edukacija budućih korisnika.

Prikupljanje podataka o stanju rješavanja upravnih stvari u pojedinom upravnom području, praćenje upravnog postupanja i odlučivanja u javnopravnim tijelima unaprijeđeno je i olakšano uspostavom ZUP IT sustava. ZUP IT sustav prikuplja podatke o upravnim postupcima povezivanjem sa sustavima uredskih poslovanja javnopravnih tijela ili unosom podataka putem razvijenog sučelja.  Razvija se i funkcionalnost koja će omogućiti dostavu podataka strankama o promjenama u upravnim postupcima u njihove korisničke pretince u sustavu e-Građani. Kako će se razvijati, pratiti i analizirati stanje rješavanja upravnih stvari, može se zaključiti da će tijela državne uprave koja su dužna nadzirati rješavanje upravnih stvari osiguravati zakonitost, djelotvornost, svrhovitost i učinkovitost provedbe upravnih postupaka iz svog djelokruga. ZUP IT sustav uspostavljen je 2019. godine, a podatke u sustav automatskom razmjenom podataka sa sustavima uredskog poslovanja trenutno unose ministarstva, županije i Grad Zagreb. Daljnja zadaća je povezivanje ZUP IT sustava s uredskim poslovanjima ostalih javnopravnih tijela. U sklopu toga, održavane su i radionice na kojima su se zainteresiranim dobavljačima aplikacija za uredsko poslovanje javnopravnih tijela pružile potrebne informacije za povezivanje s dorađenim sučeljem ZUP IT sustava i za pristupanje certificiranju aplikacija za uredsko poslovanje za povezivanje sa sustavom ZUP IT-a. Potrebno je napomenuti i da, po uspostavi sustava certificiranja na mrežnim stranicama Ministarstva pravosuđa i uprave objavljuju se informacije o tome koja rješenja su servisno usklađena za rad sukladno javno objavljenom sučelju ZUP IT sustava.

Dijelovi ZUP IT sustava

Sustav se sastoji od četiri glavna dijela: informacijskog sustava uredskog poslovanja, Web servisa, glavne aplikacije Sustava i javnog portala. Javnopravna tijela tako, pomoću web servisa šalju predmete u ZUP IT aplikaciju, tako što prilikom kreiranja novih predmeta označavaju automatski unos podataka. Glavna aplikacija sustava omogućava ručni unos podataka onim javnopravnim tijelima koja nisu povezana s informacijskim sustavom uredskog poslovanja u javnopravnom tijelu. Konkretno, administratori tijela državne uprave unose i uređuju podatke o zakonima i drugim propisima, o upravnim stvarima za propise iz svog djelokruga te o službenim evidencijama.

Početak razvoja je počeo 2017. godine, dok je 2018. godine bila isporučena prva verzija za testnu skupinu tijela, 2019. godine tijela primarne skupine počinju unositi podatke, a 2020. započinje migracija u Centar dijeljenih usluga (CDU), dok je 2022. godine isporučena druga verzija i pristup preko portala e-građani.

ZUP IT aplikacija

ZUP IT aplikacija je razvijena radi omogućavanja praćenja primjene pravnih instituta ZUP-a u javnopravnim tijelima koja su ga obvezna primjenjivati. – vidi primjer aplikacije ispod dolje.

ZUP propisuje i pravila postupanja koja se primjenjuju u upravnim postupcima te kroz aplikaciju vodi upravo kroz taj sadržaj. U aplikaciji se nalazi i popis zakona kojima se uređuje neko upravno područje i popis službenih evidencija koje su ustanovljene na temelju propisa. Upravne stvari razvrstane su po upravnim područjima i upravnim poslovima. Njezina najveća prednost je da bude naklonjena korisnicima i jednostavna za uporabu. Njezina dostupnost i analiza prikupljenih podataka treba javnopravnim tijelima omogućiti lakše uočavanje problema pri rješavanju upravnih stvari iz svog djelokruga, u korist građana, najprije. Bitno je reći da je uspostava ZUP IT sustava izrađena u okviru projekta – Razvoj i implementacija IT sustava za nadzor Zakona o općem upravnom postupku. Glavne ciljne skupine su prvenstveno ministarstva, državne upravne organizacije, državni uredi i druga državna tijela, tijela jedinica lokalne i regionalne samouprave te pravne osobe s javnim ovlastima.

   
                                                                           ZUP IT aplikacija-ulaz

Usluga je dostupna građanima i poslovnim subjektima kao fizičkim i poslovnim korisnicima. Ona pruža informacije o radnjama i tijeku postupka koji je korisnik pokrenuo u svojstvu stranke ili osobe ovlaštene za zastupanje kao zakonski i privremeni zastupnik, zajednički predstavnik i opunomoćenik.

Bitno je za istaknuti da na ZUP IT javnom portalu korisnik u svom profilu može naći opširnije informacije o upravnom predmetu i tijeku promjena uz napomenu da sam korisnik ne može mijenjati podatke o postupku ili postupcima u kojima sudjeluje. ZUP IT je savršeno sredstvo za nadzor samog Zakona, ali isto tako i provedbe svih postupaka građana.

Informacijski sustav mora omogućiti cjelovito uredsko poslovanje u elektroničkom obliku sukladno načelu "primarno elektroničkim putem" koje se odnosi i na komunikaciju između javnopravnog tijela i na komunikaciju između tijela i fizičkih i pravnih osoba. Informacijski sustav mora biti interoperabilan i integriran u skladu s organizacijskim i tehničkim standardima za povezivanje na državnu informacijsku infrastrukturu što znači da omogućava povezivanje s drugim informacijskim sustavima koji se zasebno vode za pojedina upravna područja, s informacijskim sustavima u kojem javnopravno tijelo vodi uredsko poslovanje (e-Građani, e-Poslovanje, e-Dozvola itd.). Informacijski sustav mora imati mogućnost povezivanja i razmjene podataka s informacijskim sustavom za nadzor Zakona o općem upravnom postupku (ZUP IT sustav) prema članku 167. ZUP-a.

Primjer 1. Zup it- unos i identifikacija stranke u postupku

Primjer 2. Zup it- unos podataka o tijeku upravnog postupka

Što je DMS (Document Management System), zašto se uvodi sve češće i zašto je ono rješenje za sve zaposlenike?

Sustavi za upravljanje dokumentima (DMS - Document Management System)(dalje u tekstu: DMS) su sustavi koji vode određene procese nad dokumentima u svrhu njihovog organiziranja. Sustavi za upravljanje dokumentacijom se naročito uvode zbog brzog pronalaženja dokumenata, administracije dokumenata i sprječavanje gubitaka podataka, što nam je i najvažnije.

Primjerice, ugovori i mnogi drugi dokumenti i dalje inicijalno nastaju elektronski, ali se po okončanju samog procesa arhiviraju. S DMS-om i  centraliziranom digitalnom arhivom svi neophodni dokumenti su dostupni. DMS također, omogućava i olakšava bolju kontrolu pristupa dokumentima te samim time i bolju sigurnost za pristup informacijama. On je zapravo jako dobar upravljački sustav koji sadrži sve funkcionalnosti potrebne za učinkovito i pristupačno upravljanje dokumentima. Omogućava lakše snalaženje u dokumentima ubrzavajući procese ovjeravanja i arhiviranja.

Nadalje on također:

-          Omogućava jednostavno zaprimanje dokumenata

-          Kontrolira pristup dokumentima

-          Automatizira i prati tijek dokumenata

-          Omogućuje brzo pretraživanje

-          Sve se kontrolira u urudžbenom zapisniku

-          Omogućava se ovjera dokumenata ovlaštenim osobama

-          Urudžbirani dokumenti se označavaju barcode naljepnicama

-          Svi sudionici se obavještavaju putem e-maila

-          Dokumenti kolaju samo u elektroničkom obliku

-          Zaštita od  neovlaštene uporabe osigurava se putem korisničkih imena i lozinki

-          Prate se rokovi ovjere i vrijeme trajnog arhiviranja dokumentacije

Dokumenti koji ulaze u DMS se skeniraju ili se učitavaju kao elektronski dokumenti.

Danas korištenje DMS-a se smatra isključivo potrebom. On više nije ni kreiran za velike korporacije s velikim brojem  zaposlenika niti ga koriste samo velike organizacije. Danas DMS sustav ima skoro svaka organizacija, odnosno bilo koja organizacija koja kola s većim brojem dokumenata. Najveća prednost DMS-a je da povjerljivi dokumenti i informacije ostanu povjerljivi jer on omogućava svojim korisnicima upravo to. Djelatnici imaju pristup potrebnim informacijama sukladno njihovom radnom mjestu. DMS pruža i „backup“ podataka, tada u slučaju više sile svi podaci su sigurni. Distribucija dokumenata je jedna od prednosti DMS-a koja se vrši automatizmom. Zadatak DMS-a je zapravo da se više ne moramo bojati da nešto nismo spremili ili predvidjeli.

Prednosti DMS-a u vidu poboljšanja pojednostavljenja tijeka rada

On je dobar način za održavanje produktivnosti jer nema prekida rada kod korištenja tih programa ili kod prelaska na neki zadatak u DMS-u. DMS može organizirati procese od ulaza do izlaza, tako da je prebacivanje sa zadataka na zadatak postupno. DMS pruža mogućnost praćenja rada svih korisnika te kojim su datotekama pristupili i kako ih mijenjali te se tako povećava produktivnost radnika. A još jedna pozitivna stvar DMS-a je da  zaposlenici ne trebaju biti ograničeni fizički na radno mjesto kako bi obavljali svoj posao. Prednost je i manje fizičkih dokumenata.

Naredbe i zadaci koji su prisutni u DMS-u

To su u prvom redu dokumenti za potpise/pečate. Primjerice, u DMS-u možemo potvrđivati i ovjeravati dokumente, izborom na taj izbornik otvoriti novi predmet, ući u predmete koji su već otvoreni i statistiku za pretraživanje.

Nadalje, možemo ulaziti u izbornik NOVA PISMENA, NOVI PREDMETI, INTERNA DOSTAVA, PREGLED I OTPREMA, NERAZVRSTANO, SURJEŠAVANJE I POSLANO.

Unutar toga, imamo potvrde gdje se vode službene evidencije, opisuju vrste potvrde koje trebamo unositi, naziv službene evidencije, vrsta potvrde kao i način izdavanja, svrha izdavanja i godina/mjesec, zatim broj potvrda te broj odbijenih zahtjeva.

U izborniku MOJA STATISTIKA možemo upisati godinu/Dosje/Otvorene predmete te broj otvorenih predmeta. U PRETRAGA možemo naći ponaosob svaki predmet tako što upišemo klasu te tim načinom pretražiti neupravne ili upravne predmete, klasu i surješavatelje istoga. Možemo naći nova pismena u našim predmetima te ih presignirati čak na drugu osobu ukoliko imamo dozvolu za to. Unutar DMS sustava možemo pronaći sve što nam je potrebno, sve što smo ikad spremili i sve što nam daje trag za pretragu onoga što smo možda nekad zaboravili ili smetnuli. Unosom u digitalno uredsko poslovanje pismena znamo sa sigurnošću da smo trajno pohranili ono što mislimo da bi u fizičkom obliku nekad mogli zagubiti, a ovako imamo tu opuštenost da kad ga jednom unesemo u DMS tamo ćemo ga zasigurno opet naći budemo li slijedili tu digitalnu pomoć koju nam nudi ovo stoljeće.

Zaključno, digitalizacija poslovanja ne samo da unaprjeđuje poslovne procese koristeći DMS sustav u vidu uredskog poslovanja, a tako i ZUP IT aplikaciju u vidu nadzora ZUP-a koji nam je u skoro svemu prisutan, ona i uključuje zaposlenike u najranijim fazama da vode digitalno poslovanje u točno određenom području jer su to prvenstveno procesi koji su međuresorni i gdje se sve može odrediti kao i tko ima pristup kojim dokumentima i kojem dijelu. Kao što ZUP IT sustav omogućuje i ima za cilj unaprijediti upravni postupak i rad upravnih tijela, poboljšanje u razmjenama podataka i korištenje sustava korisnicima tako i DMS sustav postaje rješenje za cijelu tvrtku jer omogućuje svima da sudjeluju već u ranoj implementaciji prihvaćajući nove alate i nove metode rada. Digitalno, novo, a k tome i lakše, bez nepotrebne papirologije, poštujući uz to i okoliš je najpametniji potez današnjice. Kako će se dalje integrirati u poslovne procese, za vidjeti je u budućnosti.

Ivana Glogoški, mag. iur.

Izvori:   https://zupit.gov.hr/#/login

            https://uredsko.zio.hr/Osnovno/NovaPismena

           „Druga radionica za dobavljače aplikacija za uredsko poslovanje tijela javne uprave“, Hrvatska

            gospodarska komora, „Županijska komora Pula“, 2021.

            https://mpu.gov.hr/gradjani-21417/iz-djelokruga/uredsko-poslovanje-26227/zup-it-sustav-26229/26229