Postupak zapošljavanja
Ovisno o vrsti radnog mjesta, poslodavac je u svakom konkretnom slučaju dužan voditi računa o količini i vrsti podataka koju smije prikupljati od osoba koje se kandidiraju na određeno radno mjesto. Istekom natječaja, tj. zapošljavanjem kandidata, poslodavac je dužan izbrisati podatke kandidata u vezi kojih je postalo izvjesno da neće biti sklopljeni ugovori o radu. Ako poslodavac u vlastitoj bazi želi zadržati podatke za potrebe novog zapošljavanja, za to mora dobiti izričiti pristanak kandidata te mu dati mogućnost da bilo kada opozove takvu obradu njegovih osobnih podataka (privola).
Primjena načela zakonitosti, poštenja i transparentnosti odnosi se i na obradu podataka osoba koje su se prijavile na natječaj za posao. S tim u vezi poslodavac je dužan voditi računa da za prikupljanje osobnih podataka kandidata ima zakonsku osnovu tj. da postoje propisi koji ga ovlašćuju za prikupljanje takvih podataka, privola ili legitimni interes poslodavca (članak 6. Uredbe).
Zasnivanje radnog odnosa
Prilikom zasnivanja radnog odnosa postoji potreba za razmjenom informacija koja proizlazi iz odredaba nacionalnog radnog zakonodavstva u vezi reguliranja određenih prava i obveza između poslodavca i zaposlenika.
Sklapanjem ugovora o radu otvara se radni karton zaposlenika koji sadrži izričito propisane dokumente s minimalno potrebnim osobnim podacima za svakog radnika prema Pravilniku o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima (Narodne novine, broj 73/17). Uredba načelno ne dopušta obradu podataka koji se odnose na boju kože, vjeru, politička ili filozofska stajališta, članstvo u sindikatima, spolnu i seksualnu orijentaciju i zdravstveno stanje (članak 9. stavak 1. Uredbe). Međutim, u slučajevima kada je to izričito propisano zakonom, uz pristanak zaposlenika, ili kada je takva obrada nužna, poslodavac ima pravo obrađivati i tzv. posebno osjetljive osobne podatke zaposlenika (članak 9. stavak 2. Uredbe). Stoga, prema članku 3. stavku 2. Pravilnika, radni karton može sadržavati i podatke koji se odnose na osobni život zaposlenika, a o kojima ovisi ostvarenje pojedinih prava iz radnog odnosa ili u vezi s radnim odnosom (mirovinski staž do početka rada kod poslodavca, obavijest ili potvrda o trudnoći, majčinstvo, dojenje djeteta, status samohranog roditelja, status posvojitelja, profesionalna bolest, ozljeda na radu, profesionalna nesposobnost za rad, smanjenje radne sposobnosti uz preostalu radnu sposobnost, smanjenje radne sposobnosti uz djelomični gubitak radne sposobnosti, neposredna opasnost od nastanka smanjenja radne sposobnosti, neposredna opasnost od nastanka invalidnosti, invalidnost, invalidska mirovina zbog djelomičnog gubitka radne sposobnosti, za radnike koji rade u nepunom radnom vremenu podatak o svakom drugom poslodavcu kod kojeg radnik radi u nepunom radnom vremenu i sl.).
Sukladno Pravilniku, osim evidencije o radnicima, poslodavac je dužan voditi i evidenciju o radnom vremenu s izričito propisanim podacima iz članka 8. Pravilnika zbog obračunskog razdoblja koje je utvrđeno za isplatu plaće. Podaci o radnom vremenu mogu se voditi u pisanom ili u elektroničkom obliku i uz korištenje odgovarajućih kratica, ali uz nedvojbeno i jasno pojašnjenje značenja svake kratice.
Podatke iz evidencija o radnom vremenu poslodavac je dužan čuvati najmanje 6 godina (članak 14. Pravilnika), a iz evidencije o radnicima do prestanka radnog odnosa ili kao dokumentaciju trajne vrijednosti (članak 5. Pravilnika).
Što se tiče pristupa osobnim podacima iz radnih evidencija zaposlenika, budući da je riječ o povjerljivim podacima, ne može im se pristupiti bez izričitog pristanka zaposlenika ili bez valjane zakonske osnove. Tako osobni podaci radnika mogu biti dostupni samo zaposlenicima s izričitim ovlaštenjem za pristup tim podacima i onima čije profesionalne obveze zahtijevaju obradu tih podataka te vanjskim subjektima u smislu javnih i ovlaštenih tijela.
Prestanak radnog odnosa
Nakon prestanka radnog odnosa znatno se smanjuje pravni temelj za obradu osobnih podataka, međutim, poslodavci često još određeno vrijeme čuvaju osobne podatke bivših zaposlenika. Takva obrada osobnih podataka dopuštena je samo u slučajevima propisanim zakonom kao što je, primjerice, isplata mirovina, regulacija zdravstvenog osiguranja, poštivanje poreznih propisa i sl., i to u potrebnom vremenskom periodu kako bi se ispunila svrha tih propisa.
Dakle, bez obzira na činjenicu završenog radnog odnosa, bivši poslodavac i dalje je vlasnik zbirke osobnih podataka koji nisu izbrisani, a pravo na pristup svakoj fizičkoj osobi daje mogućnost dobiti potvrdu o tome u koju svrhu se njezini podaci koriste. Ako bivši poslodavac osobne podatke obrađuje u širem opsegu nego što je to nužno za postizanje valjane svrhe, fizička osoba ima pravo na tužbu nadležnim tijelima za zaštitu podataka. Tada, u slučaju spora pred sudom, poslodavac može zadržati podatke zaposlenika dokle god on za to ima pravni interes.
Zaključno, poslodavac bi trebao voditi evidenciju aktivnosti obrade osobnih podataka zaposlenika. O specifičnostima zaštite osobnih podataka u kontekstu zaposlenja osim nacionalnog zakonodavstva govore i smjernice i mišljenja Radne skupine članka 29. koja se sastoji od predstavnika nadzornih tijela država članica, predstavnika nadzornih tijela za institucije Europske Unije i predstavnika Europske Komisije (eng. Article 29 Working Party ili „WP29“).
Ana Paštrović, mag. iur.